Odcisk palca w RCP: kiedy pracodawca może go używać?

Krótka odpowiedź: do samej ewidencji czasu pracy nie

Pracodawca nie powinien wymagać odcisku palca tylko po to, żeby rejestrować godziny przyjścia i wyjścia. W poradniku „Ochrona danych osobowych w miejscu pracy” (październik 2018, s. 36) Urząd Ochrony Danych Osobowych odpowiada wprost: pracodawca nie może skanować ani pobierać danych biometrycznych pracowników w celu rejestracji godzin przyjścia i wyjścia, „nawet za zgodą takiego pracownika”. Kodeks pracy w obecnym brzmieniu dopuszcza przetwarzanie danych biometrycznych bez zgody tylko wtedy, gdy jest to niezbędne do kontroli dostępu do szczególnie ważnych informacji albo do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony (art. 22¹ᵇ § 2 KP).

Nasze stanowisko: do rejestracji czasu wybierz kartę zbliżeniową, kod QR, PIN albo aplikację. Biometrię rozważ wyłącznie przy kontroli dostępu do stref, które naprawdę wymagają szczególnej ochrony, i nie wiąż jej z ewidencją godzin.

Dla kogo: pracodawcy wybierający czytnik RCP, zwłaszcza w produkcji i magazynach. Dla kogo nie: firmy, które chronią dostęp do serwerowni, skarbca czy laboratorium. Tam biometria może mieć podstawę, ale w roli kontroli dostępu.

Co mówi prawo

Kodeks pracy (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 1245) przewiduje trzy reguły:

• Zgoda tylko z inicjatywy pracownika. Zgoda może być podstawą przetwarzania danych szczególnej kategorii, w tym biometrycznych, wyłącznie wtedy, gdy pracownik przekazuje je z własnej inicjatywy (art. 22¹ᵇ § 1). Brak zgody lub jej wycofanie nie może skutkować niekorzystnym traktowaniem ani wypowiedzeniem (art. 22¹ᵃ § 2).
• Kontrola dostępu. Bez zgody biometria jest dopuszczalna, gdy jest niezbędna do kontroli dostępu do szczególnie ważnych informacji, których ujawnienie może narazić pracodawcę na szkodę, albo do pomieszczeń wymagających szczególnej ochrony (art. 22¹ᵇ § 2).
• Upoważnienie. Takie dane mogą przetwarzać tylko osoby z pisemnym upoważnieniem pracodawcy, zobowiązane do tajemnicy (art. 22¹ᵇ § 3).

Ewidencja czasu pracy służy prawidłowemu ustaleniu wynagrodzenia (art. 149 § 1 KP). Ten cel nie jest kontrolą dostępu do stref chronionych. UODO przytacza wyrok NSA z 1 grudnia 2009 r. (I OSK 249/09): biometria do kontroli czasu pracy jest nieproporcjonalna do celu, a zgoda pracownika nie legalizuje pobrania danych wykraczających poza katalog z Kodeksu pracy. Poradnik UODO pochodzi z października 2018 r. Kodeks pracy w brzmieniu z 2026 r. także nie wymienia ewidencji czasu wśród celów, dla których biometria jest dopuszczalna bez zgody.

Cel a dopuszczalność: tabela

Lokalizacja GPS w aplikacji to osobna ingerencja w prywatność. Opisujemy ją w poradniku o prywatności w mobilnym RCP.

Cztery pytania do dostawcy czytnika

1. 01

   Czy czytnik działa na kartę, kod QR lub PIN bez włączania modułu biometrycznego?

2. 02

   Czy biometrię można wyłączyć całkowicie, łącznie z przechowywaniem wzorców?

3. 03

   Gdzie i jak długo przechowywane są wzorce oraz kto ma do nich dostęp?

4. 04

   Czy system oddziela kontrolę dostępu (drzwi) od ewidencji czasu pracy?

W naszym panelu RCPonline wynajmuje czytniki bez biometrii: terminal NFC od 90 zł netto miesięcznie i czytnik QR od 80 zł netto miesięcznie (cennik sprawdzony 27.10.2026). Oferuje też, jako płatny dodatek, zdjęcie pracownika przy odczycie karty. Zakład, który łączy RCP z kontrolą dostępu do stref chronionych, powinien zapytać o ofertę Polsystem, wyceniany indywidualnie. Wybór między czytnikiem a aplikacją opisujemy w poradniku czytnik czy aplikacja.

Jeśli czytnik biometryczny już wisi na ścianie

Przestaw go na kartę lub PIN i usuń zgromadzone wzorce, jeśli służyły tylko ewidencji czasu. Gdy biometria chroni dostęp do strefy szczególnie chronionej, opisz w dokumentacji ochrony danych cel, niezbędność i upoważnione osoby. Oceny konkretnego wdrożenia nie zastąpi porównywarka. Przy wątpliwościach skonsultuj ją z inspektorem ochrony danych lub prawnikiem.

Ten poradnik nie jest poradą prawną. Opisuje przepisy i materiały UODO sprawdzone 27 października 2026 r.