Darmowy program do ewidencji czasu pracy czy płatny RCP?

Krótka odpowiedź: darmowy plan zmierzy czas, ale ewidencji za Ciebie nie poprowadzi

Darmowe plany istnieją. Jibble i TimeCamp nie mają limitu użytkowników, Clockify obejmuje do 5 osób. To jednak narzędzia do mierzenia czasu, głównie projektowego. Ewidencja czasu pracy wymagana od pracodawcy (art. 149 Kodeksu pracy) musi pokazywać m.in. godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, nadgodziny, porę nocną, dni wolne, urlopy i nieobecności (PIP). Darmowy tracker zapisze część tych danych, ale resztę złożysz sam.

Nasz wybór: dla pracowników na umowie o pracę wybierz polski system RCP. Domyślnie polecamy inEwi, a przy najniższym budżecie RCPonline od 4,50 zł netto za osobę. Przy kilku osobach o stałych godzinach wystarczy arkusz zgodny z listą informacji z rozporządzenia, drukowany i przechowywany na papierze. Ewidencja prowadzona wyłącznie elektronicznie wymaga systemu spełniającego § 9 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej: ochrona przed utratą i nieuprawnionym dostępem, integralność, identyfikacja osób i rejestr zmian, wyszukiwanie, eksport i wydruk. Ani zwykły plik Excel, ani darmowy tracker tego nie zapewniają z definicji; trzeba to sprawdzić.

Co dają darmowe plany z naszego panelu

Stan z oficjalnych cenników z 27 października 2026 r.:

Żaden z polskich systemów RCP z naszego panelu (inEwi, RCPonline, Kadromierz, HRnest) nie miał w cenniku darmowego planu. Oferują one bezpłatny okres testowy, najczęściej 14 dni.

Ile kosztuje najtańsza zgodna alternatywa

Dla zespołu 8 pracowników, według cen netto z oficjalnych cenników (27.10.2026):

Kadromierz liczymy w pakiecie „Planuję i rozliczam”, bo tańszy pakiet „Planuję czas pracy” producent opisuje jako grafik dla firm „bez Rejestracji obecności”. Koszt dla zespołu to nasze wyliczenie, a nie oferta. Dochodzą do niego dodatki, np. czytniki w RCPonline albo zdjęcie przy odbiciu, oraz podatek VAT. W naszej ocenie nawet najdroższa pozycja w tabeli kosztuje mniej niż godzina pracy księgowej, którą co miesiąc trzeba poświęcić na poprawianie nadgodzin.

Nasz wybór według sytuacji

• Pracownicy na etacie, grafik i wnioski urlopowe: inEwi. Ewidencja, grafiki i wnioski są w jednym polskim systemie.
• Najniższy koszt przy kilku osobach i terminalu lub aplikacji: RCPonline MINI.
• Gastronomia lub handel z grafikiem zmianowym: Kadromierz.
• Freelancerzy i współpracownicy na B2B rozliczający klientów z godzin: TimeCamp Free lub Clockify Free. Bez pracowników na umowie o pracę nie prowadzisz ewidencji pracowniczej, więc darmowy plan wystarczy. Agencja lub kancelaria zatrudniająca pracowników może mierzyć w nim czas projektów, ale ewidencję czasu pracy pracowników i tak prowadzi osobno.

Dla kogo darmowy tracker nie jest dobrym pomysłem: dla pracodawcy z pracownikami na zmiany, w nocy lub w kilku lokalizacjach. Brak godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy to najczęstszy błąd wykrywany przez PIP.

Pięć pytań przed wyborem darmowego planu

1. 01

   Czy narzędzie zapisze godzinę rozpoczęcia i zakończenia pracy, a nie tylko sumę godzin?

2. 02

   Czy oznaczysz nadgodziny, porę nocną, niedziele i święta?

3. 03

   Czy zapiszesz urlop, zwolnienie lekarskie i dzień wolny z właściwym tytułem?

4. 04

   Czy wyeksportujesz miesięczne zestawienie dla każdego pracownika do programu płacowego?

5. 05

   Czy dane zostaną z Tobą przez 10 lat po zakończeniu zatrudnienia, czyli przez okres przechowywania dokumentacji pracowniczej (biznes.gov.pl)?

Jeśli choć jedna odpowiedź brzmi „nie”, darmowy plan nie zastąpi ewidencji. Wtedy wybierz ewidencję papierową przygotowaną w arkuszu albo płatny RCP z rankingu, sprawdzając, czy spełnia wymogi § 9 dla postaci elektronicznej.