Ewidencja czasu pracy: obowiązek, treść i ile lat przechowywać

Krótka odpowiedź: tak, ewidencja czasu pracy jest obowiązkowa

Pracodawca ma obowiązek prowadzić ewidencję czasu pracy każdego pracownika. Ewidencja służy prawidłowemu ustaleniu wynagrodzenia i innych świadczeń (art. 149 Kodeksu pracy). Na żądanie pracownika trzeba mu ją udostępnić. Jest częścią dokumentacji pracowniczej, którą przechowujesz przez okres zatrudnienia i 10 lat od końca roku, w którym stosunek pracy się zakończył (dotyczy pracowników zatrudnionych od 1 stycznia 2019 r.).

Nasz wybór: przy kilku osobach o stałych godzinach wystarczy arkusz, ale jako pomoc do ewidencji prowadzonej na papierze (wydruk przechowywany w dokumentacji), a nie jako ewidencja elektroniczna. Jeśli są grafiki zmianowe, nadgodziny albo kilka lokalizacji, użyj systemu RCP. Naszym domyślnym wyborem jest inEwi, a najtańszy cennik spośród sprawdzonych ma RCPonline.

Kogo dotyczy, a kogo nie

Według biznes.gov.pl nie ewidencjonuje się godzin pracy pracowników:

• objętych systemem zadaniowego czasu pracy;
• zarządzających w imieniu pracodawcy zakładem pracy;
• otrzymujących ryczałt za godziny nadliczbowe lub za pracę w porze nocnej.

Wyłączenie dotyczy godzin, a nie całej ewidencji. Dni wolne, urlopy i nieobecności nadal trzeba zapisywać. Samo nazwanie czasu pracy „zadaniowym” nie wystarczy, jeśli rodzaj i organizacja pracy na to nie pozwalają.

Umowa zlecenia to osobna reguła. Przy zleceniu z minimalną stawką godzinową strony określają w umowie sposób potwierdzania liczby godzin. Jeśli tego nie zrobią, zleceniobiorca przedstawia informację o liczbie godzin przed wypłatą (art. 8b ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę). Dokumenty potwierdzające godziny przechowuje się 3 lata od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne (art. 8c).

Co musi zawierać ewidencja: lista kolumn

PIP podkreśla, że lista obecności nie jest ewidencją czasu pracy. Ewidencja obejmuje m.in. godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy, pracę w nocy, nadgodziny, dyżury i nieobecności. W kontrolach PIP najczęstszym błędem jest brak godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy.

Zawartość ewidencji określa § 6 rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej (tekst jednolity: Dz.U. 2026 poz. 474). Ewidencja zawiera informacje o:

Prowadź te informacje dla każdego pracownika i każdej doby, a na koniec miesiąca podsumuj godziny i nadgodziny, bo to podsumowanie trafia do płac. Tabela przenosi wprost wyliczenie z rozporządzenia; kolumny przykładów są nasze. Sprawdź też regulamin pracy i układ zbiorowy, jeśli Twoja firma go ma.

Forma, podpis i przechowywanie

Dokumentację pracowniczą, w tym ewidencję czasu pracy, możesz prowadzić w postaci papierowej lub elektronicznej. Ewidencję prowadzisz odrębnie dla każdego pracownika, poza aktami osobowymi. Uwaga: ewidencja w postaci elektronicznej musi być prowadzona w systemie teleinformatycznym, który zapewnia m.in. ochronę przed utratą i nieuprawnionym dostępem, integralność treści, identyfikację osób i rejestrowanie ich zmian, wyszukiwanie po metadanych, eksport oraz wydruk (§ 9 rozporządzenia). Zwykły plik Excel na dysku tych warunków nie spełnia. Arkusz może więc służyć do przygotowania ewidencji, którą drukujesz i przechowujesz w postaci papierowej; ewidencja wyłącznie elektroniczna wymaga zgodnego systemu. Przepisy, które sprawdziliśmy, nie wymagają podpisu pracownika pod ewidencją. Podpis albo akceptacja w systemie ułatwia jednak wyjaśnianie sporów o nadgodziny.

Okres przechowywania dokumentacji pracowniczej:

• zatrudnieni od 1 stycznia 2019 r.: 10 lat od końca roku kalendarzowego, w którym stosunek pracy ustał;
• zatrudnieni wcześniej: okres zależy od daty zatrudnienia i od tego, czy pracodawca złożył do ZUS raport informacyjny. W razie wątpliwości sprawdź zasady na biznes.gov.pl.

Naruszenie przepisów o czasie pracy i dokumentacji może być wykroczeniem przeciwko prawom pracownika (art. 281 Kodeksu pracy).

Excel czy system RCP: kiedy przejść

Arkusz drukowany co miesiąc i przechowywany na papierze wystarczy, gdy masz kilka osób o stałych godzinach, rzadkie nadgodziny i jedną lokalizację. Jeśli chcesz prowadzić ewidencję wyłącznie elektronicznie, od razu potrzebujesz systemu spełniającego § 9 rozporządzenia. Przejdź na system, gdy pojawi się którykolwiek z sygnałów:

• grafik zmienny lub zmianowy: ręczne przeliczanie norm i nadgodzin prowadzi do błędów w płacach (zobacz nadgodziny);
• kilka miejsc pracy lub praca w terenie: potrzebna jest rejestracja przez aplikację lub terminal (czytnik czy aplikacja);
• eksport do płac: jeśli co miesiąc przepisujesz sumy do programu kadrowego, system zwróci koszt w kilka godzin.

Ceny wejściowe z oficjalnych cenników (27.10.2026): RCPonline MINI 4,50 zł netto za pracownika miesięcznie (do 10 osób, płatność roczna), inEwi Standard 10,95 zł netto za użytkownika (płatność roczna), Kadromierz „Planuję i rozliczam” (z rejestracją obecności) 15,99 zł netto za pracownika; tańszy pakiet „Planuję czas pracy” to sam grafik. Darmowe narzędzia porównujemy w poradniku darmowy program do ewidencji czasu pracy.