Ewidencja godzin zleceniobiorcy: obowiązek i wzór 2026

Krótka odpowiedź: nie ewidencja czasu pracy, tylko potwierdzenie godzin

Osoby na umowie zlecenia nie obejmuje ewidencja czasu pracy z art. 149 Kodeksu pracy, bo ta dotyczy pracowników. Zleceniodawcę obowiązują natomiast przepisy ustawy o minimalnym wynagrodzeniu za pracę (tekst jednolity Dz.U. 2024 poz. 1773). Strony określają w umowie sposób potwierdzania liczby godzin wykonania zlecenia (art. 8b ust. 1). Zleceniodawca przechowuje te dokumenty przez 3 lata od dnia, w którym wynagrodzenie stało się wymagalne (art. 8c).

Wzór do pobrania: ewidencja-godzin-zleceniobiorcy-wzor-2026.csv. Otworzysz go w Excelu i wydrukujesz do PDF. Ma dane umowy, stawkę, wiersz na każdy dzień, sumę godzin i miejsce na potwierdzenie.

Nasze stanowisko: wpisz sposób potwierdzania godzin do każdej umowy, nawet jeśli zleceniobiorca pracuje tylko kilka dni. Bez tego ciężar ustalenia godzin przechodzi na informację składaną przez zleceniobiorcę.

Dla kogo: firmy zatrudniające na umowy zlecenia i o świadczenie usług (art. 734 i 750 Kodeksu cywilnego), w tym studentów. Dla kogo nie: pracownicy na umowie o pracę, dla których obowiązuje ewidencja czasu pracy.

Ewidencja pracownicza a potwierdzenie godzin zlecenia

Stawka minimalna i przykład

Minimalna stawka godzinowa wynosi 31,40 zł od 1 stycznia 2026 r. (rozporządzenie Rady Ministrów, Dz.U. 2025 poz. 1242) i 32,30 zł od 1 stycznia 2027 r. (Dz.U. 2026 poz. 1213). Zleceniobiorca nie może się zrzec tej kwoty (art. 8a ust. 4). Przy umowie na dłużej niż miesiąc wynagrodzenie wypłaca się co najmniej raz w miesiącu (art. 8a ust. 6).

Przykład: zleceniobiorca potwierdził w listopadzie 2026 r. 86 godzin. Minimalne wynagrodzenie za ten miesiąc to 86 × 31,40 zł = 2700,40 zł brutto. Jeśli umowa przewiduje stałe 2400 zł miesięcznie, zleceniobiorcy przysługuje wyrównanie do 2700,40 zł (art. 8a ust. 2). Te same 86 godzin w styczniu 2027 r. to minimum 2777,80 zł.

Jak ustalić potwierdzanie godzin w umowie

Przepis nie narzuca formy. Strony mogą przyjąć np. miesięczny arkusz podpisany przez obie strony, zatwierdzenie w aplikacji albo wiadomość e-mail. Przykładowa klauzula:

„Zleceniobiorca do 3. dnia miesiąca następującego po miesiącu wykonania zlecenia przekazuje zleceniodawcy zestawienie liczby godzin wykonania zlecenia w każdym dniu, w formie dokumentowej (e-mail). Zleceniodawca zatwierdza zestawienie w ciągu 3 dni roboczych.”

Jeśli umowa nic nie mówi, zleceniobiorca przedkłada informację o liczbie godzin w formie pisemnej, elektronicznej lub dokumentowej przed terminem wypłaty (art. 8b ust. 2). Jeśli umowy nie zawarto na piśmie, zleceniodawca przed rozpoczęciem pracy potwierdza zleceniobiorcy sposób potwierdzania godzin (art. 8b ust. 3). Przy zleceniu wykonywanym wspólnie przez kilka osób godziny potwierdza się osobno dla każdej z nich (art. 8b ust. 5). Gdy zleceniobiorcę skierowała agencja pracy tymczasowej, ewidencję godzin prowadzi pracodawca użytkownik (art. 8b ust. 4).

Wyjątki i narzędzia

Art. 8d wyłącza stawkę godzinową i potwierdzanie godzin m.in. przy umowach, w których zleceniobiorca sam decyduje o miejscu i czasie pracy i dostaje wyłącznie prowizję. Wyłączone są też niektóre umowy opiekuńcze i rodzinne formy pieczy zastępczej, gdy usługa trwa nieprzerwanie ponad dobę. Stała stawka miesięczna czy „ryczałt” wyjątkiem nie są.

Przy kilku zleceniobiorcach wystarczy nasz arkusz. Gdy zleceniobiorców jest kilkunastu, a godziny różnią się codziennie, sprawdzi się system rejestracji czasu z aplikacją, w którym zleceniobiorca rejestruje godziny, a zleceniodawca je zatwierdza. Najniższą jawną cenę w naszym panelu ma RCPonline: od 4,50 zł netto za osobę miesięcznie w pakiecie MINI przy płatności rocznej (sprawdzono 27.10.2026). Przed zakupem upewnij się, że system pozwala oznaczyć osoby niebędące pracownikami i wyeksportować miesięczne sumy do rozliczenia (ceny systemów RCP).

Ten poradnik nie jest poradą prawną. Opisuje przepisy w brzmieniu sprawdzonym 27 października 2026 r.