Ewidencja czasu pracy: wzór 2026 do pobrania (Excel, PDF)

Krótka odpowiedź: pobierz wzór i wypełniaj go codziennie

Wzór ewidencji czasu pracy na 2026 r. pobierzesz tutaj: ewidencja-czasu-pracy-wzor-2026.csv. Plik otwiera się w Excelu, LibreOffice i Arkuszach Google, a z każdego z nich wydrukujesz go do PDF. Zawiera wszystkie rubryki, których wymaga § 6 pkt 1 lit. a rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej (tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 474), osobny wiersz na każdy dzień miesiąca i wiersz sum.

Nasze stanowisko: do około pięciu pracowników o stałych godzinach taki arkusz w zupełności wystarczy. Przy grafikach zmianowych, częstych nadgodzinach albo pracy w kilku miejscach system RCP kosztuje mniej niż ręczne sumowanie i błędy w wypłatach.

Dla kogo: mały pracodawca, biuro, sklep, warsztat. Dla kogo nie: zleceniodawca rozliczający umowy zlecenia. Dla niego przygotowaliśmy osobny wzór ewidencji godzin zleceniobiorcy.

Co jest we wzorze

Nagłówek zawiera pracownika, miesiąc, system i rozkład czasu pracy oraz wymiar godzin w miesiącu. W kolumnach dla każdego dnia są rubryki z § 6:

• godzina rozpoczęcia i zakończenia pracy oraz liczba przepracowanych godzin;
• godziny w porze nocnej i godziny nadliczbowe;
• dzień wolny od pracy z tytułem udzielenia (niedziela, święto, dzień wolny za sobotę);
• dyżur: liczba godzin, od-do i miejsce pełnienia;
• zwolnienia od pracy (rodzaj, wymiar) i inne usprawiedliwione nieobecności;
• nieusprawiedliwione nieobecności;
• czas pracy młodocianego przy pracach wzbronionych, jeśli dotyczy.

Lista obecności nie zastępuje ewidencji. Według PIP ewidencja jest obowiązkowa, a lista obecności nie. Jeśli godziny rozpoczęcia i zakończenia pracy masz w arkuszu, osobna lista nie jest potrzebna.

Przykład: tydzień listopada 2026 r.

Pracownik w podstawowym systemie, rozkład 8:00–16:00, pora nocna w regulaminie 22:00–6:00. Wymiar na listopad 2026 r. wynosi 160 godzin. Listopad ma 21 dni od poniedziałku do piątku, a święto 11 listopada przypada w środę i obniża wymiar o 8 godzin. 1 listopada wypada w niedzielę, więc wymiaru nie obniża (art. 130 Kodeksu pracy).

Przykład pokazuje sposób zapisu, nie interpretację Twojego regulaminu. Porę nocną, przerwy i rozliczenie nadgodzin ustala regulamin pracy albo obwieszczenie.

Sześć zasad wypełniania

1. 01

   Jeden arkusz na pracownika i miesiąc. Rozporządzenie każe prowadzić dokumentację oddzielnie dla każdego pracownika.

2. 02

   Zapisuj na bieżąco, nie na koniec miesiąca. Pracownik może zażądać wglądu w swoją ewidencję (art. 149 § 1 KP).

3. 03

   Nadgodziny osobno od godzin. Wiersz sum to podstawa dodatku do wynagrodzenia.

4. 04

   Tytuł dnia wolnego zawsze. Sam pusty wiersz nie mówi, czy to niedziela, święto, czy dzień za sobotę.

5. 05

   Wyłączenia z art. 149 § 2 KP. Przy zadaniowym czasie pracy, kadrze zarządzającej i ryczałcie za nadgodziny lub noc nie wpisujesz godzin, ale nieobecności i dni wolne nadal tak.

6. 06

   Przechowuj 10 lat. Dla osób zatrudnionych od 2019 r. dokumentację przechowuje się 10 lat od końca roku, w którym ustał stosunek pracy (biznes.gov.pl). Arkusz w Excelu bez podpisów jest dokumentacją papierową dopiero po wydruku. Wersję elektroniczną trzeba prowadzić w systemie spełniającym § 9 rozporządzenia (ewidencja czasu pracy: obowiązek i forma).

Kiedy zamienić wzór na system RCP

Przy stałych godzinach i kilku osobach arkusz zajmuje kilka minut tygodniowo. Przy grafiku zmianowym, pracy nocnej i wielu nadgodzinach liczenie sum i dodatków staje się źródłem błędów w wypłatach. Najtańszy jawny cennik w naszym panelu ma RCPonline: od 4,50 zł netto za pracownika miesięcznie w pakiecie MINI (do 10 osób, płatność roczna, cennik sprawdzony 27.10.2026). Naszym wyborem ogólnym jest inEwi, z grafikami i wnioskami urlopowymi. Pełne zestawienie cen opisujemy w poradniku ile kosztuje system RCP, a bezpłatne narzędzia w porównaniu darmowy czy płatny program.

Ten poradnik nie jest poradą prawną. Opisuje przepisy w brzmieniu sprawdzonym 27 października 2026 r.