Ewidencja czasu pracy kierowcy: tachograf i program

Krótka odpowiedź: ewidencja kierowcy powstaje z tachografu

Pracodawca prowadzi dla każdego kierowcy ewidencję czasu pracy z uwzględnieniem zapisów na wykresówkach, wydruków i plików pobranych z karty kierowcy i tachografu cyfrowego (art. 25 ust. 2 ustawy o czasie pracy kierowców, tekst jednolity Dz.U. 2026 poz. 477). Ewidencję przechowuje 10 lat po zakończeniu okresu, którego dotyczy (art. 25 ust. 6). Może ją prowadzić na papierze albo elektronicznie.

Nasze stanowisko: do ewidencji kierowcy nie kupuj zwykłego systemu RCP z czytnikiem przy wejściu. Kierowca nie zaczyna pracy przy drzwiach biura, a ustawa każe liczyć czas z danych tachografu. Potrzebujesz programu, który pobiera pliki z karty kierowcy i tachografu i układa z nich ewidencję. Nasz ranking RCP obejmuje systemy RCP, a nie programy do odczytu tachografu, więc tej kategorii nie oceniamy i nie wskazujemy w niej produktu.

Dla kogo: firma transportowa i każdy pracodawca zatrudniający kierowców pojazdów z tachografem. Dla kogo nie: kto szuka ewidencji dla pracowników biurowych. Ta wynika z Kodeksu pracy (ewidencja czasu pracy). Uwaga: kierowca zatrudniony do przewozu pojazdem bez tachografu nadal podlega art. 25 tej ustawy. Jego ewidencję prowadzisz z innych dokumentów potwierdzających czas pracy (art. 25 ust. 2 pkt 4) i też przechowujesz 10 lat. Program tachografowy nie jest wtedy potrzebny.

Co musi zawierać ewidencja kierowcy i skąd to wziąć

Ustawa dopuszcza też „inne dokumenty potwierdzające czas pracy i rodzaj wykonywanej czynności” oraz rejestry opracowane na podstawie danych z tachografu. Ewidencję udostępniasz kierowcy na jego wniosek.

Dwa limity, które program powinien pilnować: tygodniowy czas pracy z nadgodzinami wynosi przeciętnie 48 godzin w okresie rozliczeniowym do 4 miesięcy i może dojść do 60 godzin w tygodniu (art. 12). Po sześciu godzinach pracy przysługuje przerwa co najmniej 30 minut, a przy pracy dłuższej niż 9 godzin co najmniej 45 minut (art. 13). Art. 22 wyłącza art. 12 ust. 2 i 3 oraz art. 13 m.in. dla kierowców przewożących rzeczy pojazdami do 3,5 t i osoby pojazdami do 9 miejsc, ale nie wyłącza obowiązku ewidencji z art. 25.

Pracownik, przedsiębiorca czy podwykonawca: kto prowadzi ewidencję

Przy zadaniowym czasie pracy albo ryczałcie za nadgodziny lub porę nocną godzin się nie ewidencjonuje. Pracodawca prowadzi wtedy indywidualne karty ewidencji nieobecności (art. 25 ust. 3-4). Do kierowcy na umowie zlecenia ustawa stosuje rozdział 3a, gdy osobiście wykonuje przewozy dla przedsiębiorcy. Potwierdzanie godzin zleceniobiorcy z ustawy o minimalnym wynagrodzeniu opisujemy w poradniku o ewidencji godzin zleceniobiorcy.

Jak wybrać program do ewidencji kierowców

Kategoria, której szukasz, to program do analizy danych z tachografu, a nie RCP. Przy wyborze sprawdź na danych jednego kierowcy z jednego miesiąca:

1. 01

   Import: czy program czyta pliki z karty kierowcy i z tachografu cyfrowego oraz skany lub wpisy z wykresówek.

2. 02

   Ewidencja zgodna z art. 25: czy wynik zawiera wszystkie pozycje z tabeli wyżej, także dyżury i nieobecności, a nie tylko jazdę.

3. 03

   Okres rozliczeniowy: czy liczy średnie 48 godzin i nadgodziny w Twoim okresie (do 4 miesięcy).

4. 04

   Archiwum: czy przechowuje ewidencję i pliki źródłowe przez 10 lat i pozwala je wyeksportować przy zmianie dostawcy.

5. 05

   Eksport do płac: czy przekazuje godziny do programu kadrowo-płacowego bez przepisywania.

Pracowników biurowych tej samej firmy (dyspozytorów, magazyn) obsłuży zwykły system RCP. Nasz numer 1 w rankingu to inEwi. Darmowy arkusz wystarczy tylko przy jednym, dwóch kierowcach i ręcznym przepisywaniu danych. Wzór ogólny jest w poradniku ewidencja czasu pracy: wzór, ale trzeba go uzupełnić o dyżury i źródło danych z tachografu.

Tachograf w lekkich pojazdach od lipca 2026

Komisja Europejska przypomina, że od 1 lipca 2026 r. tachograf obowiązuje także w lekkich pojazdach 2,5-3,5 t w międzynarodowym transporcie zarobkowym (Komisja Europejska, Tachograph). W firmie przewożącej busami za granicę dane z tachografu stają się więc źródłem ewidencji także dla tych kierowców. Dane GPS z systemu TMS nie zastępują tachografu. Telematykę w TMS opisuje osobny serwis, tmswybor.pl.

Ewidencja to coś innego niż lista obecności (PIP). Ten poradnik nie jest poradą prawną. Opisuje ustawę o czasie pracy kierowców w brzmieniu z Dz.U. 2026 poz. 477 sprawdzoną 28 października 2026 r.